بسیاری از کاربران با Print اطلاعات در اکسل به دلیل صفحه گسترده بودن این نرم افزار با مشکل برخورد میکنند، بحث پرینت در اکسل در دو حالت بررسی میشود، در حالت اول، کاربران نیاز به پرینت گرفتن از فایل های اکسل صفحه بندی شده دارند (که در این مقاله بررسی میشود)، در این صورت، هنگام پرینت گرفتن تنظیمات خاصی مورد نیاز نیست زیرا کاربر در زمان صفحه بندی، کلیه تنظیمات کلیدی مورد نیاز را انجام داده است. در حالت دوم، کاربر نیاز به پرینت گرفتن یک جدول، چند سلول، قسمتی از یک شیت  و یا یک نمودار دارد، در این حالت تنظیمات پرینت در اکسل کمی پیچیده تر میباشد که در مقاله بعدی این امر مورد بررسی قرار میگیرد.

صفحه بندی در اکسل

نکته ی مهم این است که در صورت نیاز به اکسل صفحه بندی شده توصیه می گردد از اولین گام ایجاد فایل اکسل خود، صفحه نمایش اکسل را در حالت Page Layout قرار دهید و Header، Footer، حاشیه، عنوان، شماره صفحه و آنچه نیاز دارید در صفحات اکسل شما قرار گیرد را تعیین نموده و سپس اقدام به فرمول نویسی و تکمیل فایل خود نمایید.

نمودار زیر صفحه بندی در اکسل را شرح می دهد.

با توجه به ماهیت صفحه گسترده بودن اکسل، به شما اجازه داده نخواهد شد که پارامترهای صفحه بندی خود مانند حاشیه، اندازه صفحه، مقیاس بندی، افقی یا عمودی بودن، عکس زمینه، Page Break و خواص دیگر را برای هر صفحه ی خود جداگانه تعریف نمایید و این خواص برای تمام صفحات یکسان خواهد بود پس در ابتدای کار خود، در مورد تنظیمات صفحه بندی فایل اکسل خود تصمیم بگیرید و بنا به نیاز آن را تعیین نمایید.

تنظیمات صفحه در اکسل

اگر از فایل اکسل خود به صورت صفحه بندی شده استفاده می نمایید (Page Layout) احتیاج به تغییر ظاهر صفحات خود و بهینه نمودن آنها به منظور قرار دادن در مدارک یا اعمال Template مورد نظر کارفرما یا صرفاً ملموس تر نمودن حاصل کار خود دارید. به عنوان گام اول نحوه نمایش صفحه اکسل خود را به حالت Page layout در بیاورید. در تب View در اکسل و در گروه Workbook View بر روی گزینه Page Layout کلیک نمایید. پس از نمایش صفحه اکسل به صورت صفحه بندی شده میتوانید سایر تنظیمات زیر را از تب Page Layout انجام دهید.

حاشیه صفحات در اکسل

از مسیر زیر می توانید حاشیه بندی صفحات خود را در اکسل تغییر دهید.

در اینجا می توانید حاشیه های پیشنهاد شده اکسل را بپذیرید و یا برای خود حاشیه ی دلخواه تعریف کنید.

لازم به ذکر است واحد فاصله حاشیه ها از لبه کاغذ میتواند بر اساس میلیمتر یا اینچ باشد، جهت تغییر واحد اندازه گیری در منوی File وارد Excel Option شده و در تب Advanced ودر قسمت Display واحد خط کش Ruler Unit را تغییر دهید و میلیمتر را انتخاب نمایید.

سایز صفحه در اکسل

از مسیر زیر می توانید سایز صفحات خود را در اکسل تغییر دهید.

اکسل بسته به سایز صفحه ای که شما تعیین مشخص می کنید، تعداد سطر و ستون های هر صفحه را تعیین می نماید، با کمی دقت می توانید به منطق صفحه بندی در اکسل پی ببرید.

هنگام تعیین سایز، حاشیه و دیگر پارامترهای صفحه بندی همواره تعداد سطر ها و ستون های قرار داده شده در یک صفحه را مورد توجه قرار دهید تا در فرمول نویسی سلول های خود دچار مشکل نشوید

افقی یا عمودی بودن صفحات در اکسل

برای تعیین افقی یا عمودی بودن صفحات اکسل خود (Page Orientation) می توانید مسیر زیر را دنبال نمایید.

قرار دادن عکس زمینه در اکسل

از مسیر زیر می توانید عکس دلخواه را در زمینه ی صفحات فایل اکسل خود قرار دهید. البته با توجه به افزایش حجم فایل شما استفاده از Background توصیه نمیشود.

Page Break در اکسل

توسط دستور Break در اکسل می توانید تعداد سطر های صفحات اکسل خود را تعیین نمایید. برای این کار از مسیر زیر اقدام کنید.

Header و Footer در اکسل

شما در اکسل می توانید همانند نرم افزار Word برای صفحات خود Header و Footer تعیین کنید. در اکسل Header و Footer صفحات به صورت پیش فرض به سه قسمت وسط، چپ و راست تقسیم شده است. به کاربر این امکان داده شده که برای هر قسمت موارد زیر قرار دهد.

• عکس (Picture) و امکان ویرایش آن ها (Format Picture)
• شماره صفحه (Page Number)
• تعداد صفحات (Number of Pages)
• زمان فعلی (Current Time)
• تاریخ فعلی (Current Date)
• مسیر فایل اکسل شما (File Path)
• اسم فایل اکسل شما (File Name)
• اسم Sheet اکسل شما که صفحات در آن قرار دارند (Sheet Name)

برای دسترسی به موارد فوق بر روی Header یا Footer صفحات اکسل خود کلیک کنید، در اینجا شما می توانید با انتخاب هر کدام از قسمت های Header و Footer در تب Design که با کلیک بر روی این قسمت ها فعال شده است به سلیقه خود هریک از ۸ مورد ذکر شده را در قسمت وسط، چپ و یا راست Header و Footer خود قرار دهید.

پرینت فایل اکسل صفحه بندی شده

پس از پایان صفحه بندی، فایل اکسل خود را تکمیل نمایید و در نهایت به منظور پرینت گرفتن، Ctrl+P را فشار دهید و یا از تب File بر روی گزینه Print کلیک نمایید. در پنجره Print Previews تنها کافیست:

• تعداد نسخه پرینت مورد نیاز را مشخص نمایید.
• نام پرینتر را مشخص نمایید.
• صفحات مورد نظر جهت پرینت گرفتن را مشخص نمایید.
• در مورد Collated یا Uncollated بودن پرینت در صورت نیاز به تهیه چند نسخه پرینت تصمیم گیری کنید.

سایر تنظیمات در زمان صفحه بندی انجام شده است و تنها کافیست با کلیک بر روی دکمه پرینت، صفحات خود را پرینت بگیرید.

منبع